MailStore Mailarchivierung

Fast immer wird das Thema rechtssichere E-Mailarchivierung bei Seite geschoben. Wer rechnet schon mit einer Überprüfung durch einen Sachverständigen oder damit, dass für den Fall eines Rechtsstreits Zugriff auf alte Dokumente benötigt wird und diese verwertbar sein müssen.

 

Schließen Sie das Thema ein für alle Mal ab: Erkundigen Sie sich nach unseren Produkten und Lösungen zur E-Mailarchivierung.

 

Wir sind MailStore Partner und bieten Ihnen die passende Lösung für Ihr Archivierungsproblem.

 

Produktflyer

Informationen für Entscheidungsträger

 

 mailstore registered partner

Informationen

Was muss archiviert werden?

jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.

 

Wie lange gelten Aufbewahrungsfristen?

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung.

 

Welche Anforderungen an rechtssichere Archivierung bestehen?

• Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

• Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.

• Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.

• Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.

• Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.

• Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.

• Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.

 

Welche Vorteile bietet unsere Lösung Ihrem Unternehmen?

• zuverlässige Erfüllung aller relevanten rechtlichen Anforderungen

• schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge

• Schutz vor Datenverlusten

• Entlastung von E-Mail-Servern

• Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%

• Vereinfachung von Backup und Restore

• Unabhängigkeit von PST-Dateien

• Abschaffung von Postfachbegrenzungen